Uma das tarefas mais importantes da
implantação de um novo estabelecimento de alimentação é a escolha de um sistema
operacional de gerenciamento. Para que o sistema funcione de forma equilibrada
e atenda suas expectativas e suas necessidades, é preciso pesquisar bem e
conhecer diversos fornecedores. Para facilitar sua escolha, já escrevemos aqui
no blog sobre a importância dos sistemas e como se aplicam em seu
estabelecimento comercial. No texto de hoje, veremos quais aspectos devemos
analisar na escolha de um sistema operacional.
Intuitividade
Diz respeito a facilidade de acesso e
utilização dos sistemas. Todo sistema operacional deve ser intuitivo, ou seja,
sem muito treinamento e somente seguindo as orientações da tela, qualquer
usuário consegue entender a dinâmica do sistema e consegue utilizá-lo sem
maiores problemas. Por isso, verifique se o sistema possui ícones e letras
grandes de fácil leitura, se possuem a possibilidade da inserção de fotos e
imagens dos pratos e bebidas para facilitar a visualização do garçom na hora da
venda.
Facilidade de
aprendizado
Seguindo na linha de intuitividade, a
facilidade de aprendizado deve ser levada em conta no momento da escolha do
sistema para sua empresa. Quando um sistema é intuitivo e fácil de trabalhar,
todos os colaboradores, mas principalmente os garçons, trabalham mais
tranquilos e reduzindo as dúvidas e os erros de lançamento. Ser fácil e
intuitivo é uma das principais características que um sistema operacional deve
ter. Aqui também pensamos no próprio gestor que deve aprender rapidamente a
utilizar i sistema em 100% de sua capacidade. Já atendi clientes que quando fiz
a entrevista para entender as necessidades da consultoria, perguntei se o
sistema que ele utilizava oferecia a possibilidade montar fichas técnicas.
Prontamente o gestor me respondeu que não, o sistema que ele possuía não
disponibilizava fichas técnicas. Quando comecei a analisar o sistema e a
“fuçar” mais a fundo, encontrei um local que poderia ser lançado as fichas
técnicas, ou seja, nem o gestor e acredito que nem mesmo a pessoa que deu o
treinamento sobre o sistema, sabiam dessa informação.
Relatórios
Para a escolha do sistema
operacional, é muito importante que ele emita relatórios de todos os tipos e os
mais variados possíveis. Isso nos ajudará a tomar decisões mais estratégicas,
ou seja, baseadas em resultados e não em suposições. Abaixo estão os relatórios
mais importantes que utilizaremos. Claro que se o seu sistema oferecer.
Vendas
Nos ajudam a entender não só o total
de vendas, mas também as vendas por grupo e por produto. Assim facilitando a
tomada de decisão de retirar um prato do cardápio, ou mesmo, de investir em
algum outro produto que esteja vendendo bem.
Compras
O relatório de compras é extremamente importante para
batermos com as listas de contagem de estoque e com os relatórios de vendas.
Também podem ser gerais, por produto, por grupo de produto ou por fornecedor.
Custos
Associado ao relatório de compras, o
relatório de custos vais buscar nas fichas técnicas do sistema o custo atual de
cada prato, drink ou preparação que você está vendendo no restaurante.
Manutenção e
assistência
Não menos importante do que os itens
anteriores, a assistência técnica oferecida pela empresa que está vendendo o
sistema deve ser excelente, para não dizer perfeito. Eles devem oferecer todo o
tipo de treinamento necessário além de apoio técnico quando solicitado e
atender prontamente seu estabelecimento quando tiver um problem. Diferente de
uma geladeira, que até é possível passar um fim de semana sem o sistema
operacional não pode ficar fora do ar por muito tempo. Portanto assistência
técnica deve ser algo muito bem detalhado pelo fornecedor do sistema.
De um modo geral, esses são os principais quesitos que devem ser
analisados ao escolher um sistema operacional para seu negócio de alimentação.
Lembrando sempre de que somente sistema, sem o acompanhamento com planilhas de
conferencia, não funcionam e suas informações serão imprecisas. Espero que esse
artigo tenha sido importante para você tomar sua decisão de compra. Nós vemos
no próximo!
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